経理等をどのように行なったら良いかといったご質問を受けることが良くあります。 この場合、経理等の目的・意義を把握し判断基準を確認する必要があると思います。
会社が経理(記帳)/決算書等を作成することは申告書等を提出する必要がある為、確かに強制的に作らされるものではあります。しかしながら、本来決算書の作成とは経営管理の原点だと思います。会社の損益を把握することは会社経営することにおいて絶対条件です。それも会社全体の損益だけではなく、どの支店、どの商品、どの地域が利益を出していて損失を出しているのか把握出来なければ、会社のコントロールは出来ないのは当然です。
損益の過去の状況把握が出来るようになったら、次に将来の損益も予測し実績と対比することにより経営のPLAN・DO・SEEを行なう体制を確立することも必要です。また、資産・負債の状況の把握/対処を行い、これと損益を結びつけることにより、更に一歩進んで、単に利益の絶対額ではなく、資産の運用効率の視点から事業展開を行ってゆけます。
これについては一言で｢費用対効果｣で考えられるべきなのではないかと申し上げております。この費用は会計事務所等への支払いコストと社内人件費等で考えれば基本的に宜しいのでしょうが、効果については会社における以下の点により異なるのでしょう。
その他、対外上（金融機関、株主等）への適切な財務状況の公開等による与信上の問題等多々ありますが、SOHOの段階では最低限のクラス（当社の場合はAパッケージ又はBパターン）にしておいて、自分も含め総勢5人以上になった段階でEパターン（パソコン会計）若しくはアウトソーシングによる対応が適切な場合が経験上多いとは思います。特にEパターン（パソコン会計）の場合においては、会計事務所等に対しては作業依頼といった位置付けより指導、コンサルティングといった位置付けでお付合いするのが良いのではないでしょうか。
会社にとって会計事務所と単に伝票をとりまとめて帳簿を作成する事後処理を行うといった関係だけではあまりにももったいないのではないでしょうか。以下に掲げる事項については、単に税務申告のために帳簿を作成することより手数やコストがかかることかもしれませんが、会社の経営を管理する上で最も大切なことなのです。
会計データに付加価値をもたせる（例：売上や費用に部門/製品/プロジェクト/地域/人別のデータをつける、変動費/固定費のデータをもたせる等）。これにより会社の利益/損失がどういったことから生じているか分かります。また、資産/負債項目に部門別等のデータを持たせた場合は、単なる損益ではなく、資産/資金効率の観点からどの事業/部門に重点をおくべきか等を判断するための重要な情報を浮かび上がらすことも出来ます。
例えば、月次損益である月が他月に比べて大きく赤字となっているので月次損益推移を見た結果、その月の車両費が多額であったとします。この際に仕訳に付加データを加えることにより車両費の内訳別（例：駐車場代、高速代、ガソリン代等）が直ぐに分かり、分析が容易になります。
過去の損益の実績値がきちんと把握し分析することが容易になって初めてより適切な予算額の決定や予算と月次損益の実績値との対比及び差額分析を行えます。こうした分析結果に基づいて把握された改善事項を速やかに実行することが重要なのです。
仕訳に売掛金、貸付金、買掛金、未払金等について相手先のデータを付加することによって、得意先からの未入金状況や仕入先への未払い状況が直ぐに分かるようになります。
どんなに良いデータでも遅くては意味ないですよね。また、融資の時にも速やかに書類作成も出来ます。